Le but de cette position est de développer et mettre en œuvre la stratégie chaine d’approvisionnement et assurer l’atteinte des résultats. Le titulaire du poste assume la responsabilité pour la coordination et collaboration interne/externe, assure l’approche qualité/prix au niveau de toutes les fonctions chaine d’approvisionnement, apporte des orientations techniques au niveau des différentes fonctions (ex : achats, float, assets et entrepôts, gestion des biens et propriétés, maintenance, renforcement de capacités,). Une partie clé de ce rôle est de donner des conseils stratégiques et en temps réel au Senior Management Team. Le titulaire joue un rôle crucial en tant que gardien des politiques procédures de la chaine d’approvisionnement au niveau national et international et identifie les changements nécessaires des politiques.

DOMAINES CLE DE RESPONSABILITE :

Gestion du Département de la Chaine d’approvisionnement

  • Assurer l’atteinte des indicateurs de performance sur la chaine d’approvisionnement
  • Assurer la gestion des équipes à Bamako et participer à la supervision technique des équipes terrain en lien avec leurs superviseurs directs.
  • Organiser des activités de renforcement des capacités de l’équipe de la chaine d’approvisionnement
  • Produire les rapports mensuels et annuels sur la chaine d’approvisionnement
  • Participer à la mise en œuvre des audits globaux de l’organisation et des audits des projets
  • Mettre en place un système de gestion des risques inhérents à la chaine d’approvisionnement
  • Participer à la définition et à la mise en œuvre du budget de la chaine d’approvisionnement
  • Assurer la coordination avec les autres Départements et les équipes de projet dans le cadre de la mise en œuvre du Programme Pays.
  • Assurer la coordination avec le Bureau régional sur les questions liées à la chaine d’approvisionnement
  • Participer au développement de nouveaux projets et programmes (notes conceptuelles, propositions et budgets, plans de contingences Pays)
  • Participer aux revues structurelles du Département de la chaine d’approvisionnement
  • Développer et/ou mettre à jours les différentes procédures pays en lien avec la chaine d’approvisionnement
  • Assurer que les politiques et procédures globales de la chaine d’approvisionnement sont suivis et que les standards de Save the Children et des bailleurs sont respectés

Supervision du volet Procurement

  • Superviser la mise en œuvre de la Politique et du Manuel d’Approvisionnement de SCI
  • Mettre en place une stratégie pays efficace de planification et de mise en œuvre des achats
  • Mettre en place une stratégie pays efficace sur les sources d’approvisionnement (sourcing) en garantissant la mise en place des accords-cadres et des sources d’approvisionnement fiables, aux meilleurs prix et dans la qualité requise par les programmes de SCI.
  • Superviser le fonctionnement du Procurement Operating Model (POM) et Management de l’Unité d’Achat Pays
  • Veiller à la séparation des rôles de Management, de Sourcing et de Buying (Achat opérationnel)
  • Analyser les performances mensuelles individuelles et collectives et mettre en œuvre ou proposer les actions correctives et/ou préventives adéquates.
  • Conduire le changement de la chaine d’approvisionnement en lien avec le lancement des projets Supply Chain Transformation et Source to Pay
  • Contribuer à l’archivage et à la mise à disposition des documents nécessaires aux audits ponctuels ou réguliers.

Supervision du volet Logistique

  • Superviser la gestion des stocks dans le pays et assurer la politique zéro stock en fin de projets
  • Superviser la gestion des Assets et non assets en assurant la mise en place des inventaires périodiques, des contrôles continus et les mécanismes de sortie des assets (y compris les assets à céder, à vendre ou à détruire)
  • Développer et mettre en œuvre une stratégie efficace de renouvellement des assets (auto, motos, ordinateurs et autres matériels similaires, groupes électrogènes)
  • Mettre en application la “vehicle/motorbike policy” et des règles d’utilisation des véhicules et des motos.
  • Mettre en place le projet de « Fleet transformation » avec le siège
  • Assurer la gestion administrative des équipements (enregistrement dans le registre des Assets et suivi des mouvements à travers les registres)
  • Assurer le rôle de point focal principal de gestion de la plateforme « e-asset » utilisée pour les mouvements des assets dans le Bureau Pays
  • Superviser la mise en place et l’application de la politique d’utilisation des véhicules et du carburant
  • Contribuer à la politique de contrôle interne régulier avec le département ICC

Supervision de la logistique administrative

  • Superviser les demandes de Dérogation au niveau du Protocole
  • Appuyer le gestionnaire de la plateforme « e-movement »
  • Superviser les autres tâches administratives effectuées par les collègues de l’unité Procurement au besoin (Réservation des salles de réunion et restauration pour les ateliers et archivage des dossiers, etc.)
  • Apporter de l’assistance technique et administrative aux processus d’entrée et de réexportation des véhicules des staffs expatriés
  • Superviser en relation avec les prestataires les processus et procédures de ventes aux enchères
  • Assurer un suivi optimal de la mise à jour des dossiers IT de l’organisation.

Supervision de la gestion des installations

  • Planifier et coordonner la gestion de toutes les installations (télécommunications, plomberie, électricité, etc.) et rénovations
  • Gérer l’entretien des équipements des bureaux pour répondre aux normes de santé et de sécurité
  • Inspecter les structures des bâtiments pour déterminer les besoins des réparations ou de rénovations
  • Examiner la consommation des services généraux (électricité, etc) et proposer des solutions pour minimiser les coûts quand nécessaire
  • Superviser tout le travail effectué par personnel des installations ou les prestataires (techniciens, jardiniers qui font le désherbage, etc.)
  • Contrôler les activités telles que l’attribution des places de stationnement, l’élimination des déchets, la sécurité des bâtiments
  • Gérer les plans d’assurance des installations avec des inventaires à jour.
  • Tenir des registres financiers et non financiers de toutes les dépenses et prévisions et en effectuer des analyses et prévisions y afférentes.
  • Gérer tous les contrats des baux des bureaux et personnel international et tenir un tableau de suivi des paiements.
  • Gérer le suivi et le paiement des charges liées à ces contrats.
  • Gérer la planification des entretiens réguliers et périodiques (ascenseurs, climatisation, extincteurs, groupes électrogènes, etc.) et superviser ces interventions de maintenance.

QUALIFICATIONS ET EXPERIENCES 

  • Master en Business/Public Administration, Economie, Supply Chain Management, Marchés Publics, ou toute autre discipline connexe. En plus, une Licence/ certification dans la chaine d’Approvisionnement / Logistique est un plus.

 Au moins 7 ans d’expérience à un niveau senior, de gestion de la chaine d’approvisionnement 

  • Quatre ans d’expérience de travail dans un contexte de sécurité volatile et humanitaire fragile  
  •   Expérience prouvée en approvisionnement, stockage et gestion de médicaments et chaine d’approvisionnement humanitaire
  •  Expérience validée à développer et mettre en œuvre une stratégie complexe de chaine d’approvisionnement pour appuyer les programmes à atteindre leurs objectifs dans les délais.
  • Expérience significative avec les ONGI en gestion opérationnelle et chaine d’approvisionnement, dans un contexte complexe / large dans un environnement humanitaire.
  • Capacités à synthétiser et analyser les informations complexe et facilités de prise des décisions.
  • Expérience à appuyer et conseiller les autres sur tous les aspects de la chaine d’approvisionnement d’un programme donné y compris la stratégie planification et la relation bailleur.
  • Expérience dans le renforcement des capacités des équipes.
  • Excellentes compétences en planification, gestion et coordination des charges de travail complexes et diverses responsabilités. 
  • Anglais fluide (lecture, écriture, expression) indispensable pour le poste.