Coordonnateur de la chaîne d’approvisionnement et logistique (H/F)

Sous la responsabilité hiérarchique du Gestionnaire de la Réponse et technique du Responsable Régional
de la Chaîne d’Approvisionnement et Logistique, le Coordonnateur de la Chaîne d’Approvisionnement et
Logistique apportera ses compétences à la réalisation des tâches en lien avec les achats dans le cadre
d’appui aux opérations de Plan International Tchad, dans un objectif de performance de l’organisation
auprès de ses bénéficiaires. Il/Elle aura principalement en charge de la gestion des tâches quotidiennes
telles que définies dans la rubrique « Responsabilité ». Conscient du rôle essentiel à assurer, il/elle œuvre
dans sa fonction avec efficacité et efficience.
RESPONSABILITES
1. Domaine des achats
2. Assurer la conformité des politiques et procédures de Plan International sur tout le circuit d’achat
Contrôle le respect des politiques et procédures sur toute la chaîne d’achat afin de garantir qu’elles sont
conformes vis-à-vis des exigences de Plan International
Informe rapidement son superviseur de tout sujet de préoccupation lié à des violations potentielles ou
soupçonnées des politiques et procédures ainsi qu’en cas de signaux d’alerte de fraude.
Fait tous les Contrôles diligentés (visites des fournisseurs, analyse des données historiques, antiterroriste
screening, etc.) pour les Fournisseurs nouveaux avant toutes contractualisations
Vulgarise et veille aux respects des procédures d’achat
S’assure que tous les prestataires de services et fournisseurs comprennent et signent des politiques annexées
aux contrats et bons de commande.
2. Gérer le processus d’achat de façon optimale, transparente et garantissant le meilleur rapport
qualité/prix
Exécute les différentes étapes du processus d’achat de biens et services
Responsable de la préparation des achats pour le fonctionnement du bureau et l’effectivité des activités du
programme.
Coordonne les ouvertures et analyses des offres, assiste le comité et s’assure de la transparence
S’assure que le choix des offres sont faits sur la base de la meilleure combinaison optimale intégrant tous les
aspects du contexte, délai, …
Responsable de l’élaboration des bons de commandes et contrats
Assure le suivi des délais d’exécution.
Responsable du suivi des contrats et autres accords (pour une meilleure application des dispositions
contractuelles afin deprotéger les intérêts de l’organisation).
Prépare les demandes de paiement
3. Planification des achats, rapportages, bases de données et archivages
Suit les indicateurs de performance des achats y compris ceux relatifs au maintien à jour des données dans le
système SAP
Dirige le processus de planification collaborative des achats du bureau en coordination avec le bureau de
liaison de N’Djamena
Coordonne le suivi desplans d’achat, produit un rapport périodique du niveau d’exécution, interpelle sur les
retards et tout autre aspect nécessitant des actions
Tient à jour le tableau de suivi des réquisitions et le partage chaque semaine pour informer régulièrement les
demandeurs sur le statut de leurs demandes d’achat et propose des orientations et solutions pour toutes
difficultés et blocages dans le processus
Tient à jour une liste des prix estimatifs et le partage chaque trimestre
Tient à jour de façon simple, accessible et bien exploitable, les archives de tous les dossiers d’achats
conformément aux directives de l’organisations
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4. Gestion des fournisseurs et des partenaires :
Conduit le processus annuel et Adhoc de préqualification de fournisseurs et assure la tenue à jour de la base de
données des fournisseurs avec tous les détails sur leurs historiques et performances
Conduit l’évaluation annuelle et Adhoc des performances des fournisseurs et tient les documents pertinents y
relatif pour besoin d’audit et de contrôle.
Fourni des retours réguliers aux fournisseurs sur leurs performances et maintien une communication
transparente sur les suites données à leurs offres (devis ou appel d’offre)
Mène le processus de négociation avec les fournisseurs lorsque nécessaire
Contribue au renforcement de capacité et évaluation des partenaires de mise en œuvre pour les questions en
liens avec les achats.
5. Assurer le renforcement de capacités périodiques et continus des staffs et des fournisseurs
Identifie les besoins en formations des staffs programmes et opérations sur la base des demandes ou des
insuffisances constatées et prépare un plan de formation en matière des achats
Organise les formations périodiques sur les politiques, les outils et les procédures d’achat à l’endroit des staffs
programme et opération sur la base des besoins identifiés et selon le plan.
Encadre et renforce les capacités en continus les staffs sous sa supervision (si applicable)
Apporte des conseils et orientations au cas par cas et au besoin à l’endroit des demandeurs des achats et des
fournisseurs pour assure les respects des règles et principes en matière des achats
Organise des rencontres périodiques formatives et d’information à l’endroit des fournisseurs de Plan
International sur les politiques, procédures des achats de l’organisation.
6. Domaine de la gestion Logistique et Administrative :
Assure la gestion de flotte des véhicules, motos et générateurs y compris ceux de locations. Cela inclut une
planification efficace de mouvements ainsi qu’une gestion transparente et efficiente documentée du
fonctionnement (carburant, maintenance …)
Tient à jour un registre des équipements et des immobilisations ainsi que les documents d’attribution aux
utilisateurs.
Assure la gestion des locaux : contrats baux, la supervision du gardiennage, la maintenance et du nettoyage, les
factures d’eau et d’autres services disponibles dans la zone ;
Gère les voyages internationaux et locaux ainsi que les hébergements des visiteurs
Veiller à ce que les politiques mondiales de Plan International pour la sauvegarde des enfants et des jeunes et
celles sur l’égalité des sexes et l’inclusion soient pleinement intégrées conformément aux principes et aux
exigences de la politique, y compris les normes et directives de mise en œuvre applicables à leur domaine de
responsabilité. Cela comprend, mais sans s’y limiter, de s’assurer que le personnel et les associés connaissent et
comprennent leurs responsabilités en vertu de ces politiques et du Code de conduite de Plan International, leur
pertinence dans leur domaine de travail, et que les préoccupations sont signalées et gérées conformément avec
les procédures appropriées.
Relations de travail cles :
INTERNE : travaille en étroite collaboration avec le DERM, la finance
EXTERNE : Les fournisseurs de Biens & Services et les institutions techniques déconcentrées de l’Etat en
charges des services généraux de base.
EXPERTISE TECHNIQUE, COMPETENCES ET CONNAISSANCES :
Diplôme supérieur (BAC + 4) en administration, gestion des affaires, en logistique et/ou achats ;
Bonne vision globale de la dynamique de l’administration et de la logistique des projets d’urgences ;
Compétences techniques avérées en gestion des affaires ;
Bonne capacité rédactionnelle et bonne connaissance d’au moins une langue locale ;
Aptitudes à travailler au sein d’une organisation multiculturelle et dont les membres viennent de cultures et
d’horizons divers ;
Bonnes pratiques du MS Office ;
Bon esprit de synthèse et de logique ;
Une bonne expérience (5 années au minimum) dans un domaine similaire avec une ONG Internationale et/ou la
pratique du logiciel ; de gestion SAP (ou équivalent) est un atout ;
Bonne éthique et bonne capacité à gérer des informations confidentielles ;
Très bonne capacité d’organisation et de gestion de temps ;
Proactif, plein de ressources, axées sur les solutions et les résultats ;
Très bonnes compétences en communication et relations interpersonnelle ;
Comprend les politiques organisationnelles de sauvegarde et de genre ;
Se penche sur leur propre système de valeurs et tiennent compte de leurs propres préjugés vis-à-vis des autres
(enfants et jeunes y compris) dans toute leur diversité ;
Comprend la pertinence de la sauvegarde pour leur travail ;
Capable de questionner les comportements inappropriés des collègues ;
Capable de mettre en œuvre les exigences en matière de sauvegarde dans leurs domaines de compétences ;
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Capable de servir de modèle à l’organisation dans sa mission de lutte contre la fraude et la corruption ;
Bonne capacité à délivrer des résultats dans un contexte de travail sous pression ;
Une bonne capacité à délivrer des résultats dans un contexte de travail sous pression ;
Avoir des capacités solides en gestion des relations ;
Une bonne capacité à nouer des relations avec des personnes de tous niveaux, à l’interne comme à l’externe et
demeurer très stratégique dans sa manière d’aborder chaque relation.
Une bonne capacité de gestion du stress s’avère très déterminante, une bonne capacité d’adaptation, un bon
esprit communicatif et une bonne dynamique, orienté(e) vers la prévention, la solution et le bon sens s’avèrent
déterminants.
Comportement de leadership lies au role :
Je définis et présente des priorités et objectifs ambitieux mais réalistes, en expliquant leur rôle dans la
réalisation de l’objectif de plan international.
Je fixe des attentes élevées pour mon propre comportement et celui des autres au sein et en dehors du travail.
J’explique nos valeurs et notre engagement en faveur des droits, de l’égalité de genre et de la sauvegarde. Je
veille à la sante, au bien-être et à la sécurité physique et psychologique des employés, notamment lorsqu’ils
veulent s’exprimer.
Je prends mes responsabilités et tiens les autres responsables face aux décisions qui ont été prises en gérant
les problèmes de performance de façon rapide, ferme et constructive.
Je crée un esprit d’équipe positif en aidant le personnel à bien travailler ensemble pour favoriser la réflexion et
améliorer continuellement l’efficacité et la qualité de notre travail.
Je m’associe aux membres de mon équipe, aux collègues et aux partenaires pour trouver des solutions
créatives aux problèmes à travers le partage d’informations, d’expérience et des idées et en leur demandant
directement leur contribution.
J’encourage les autres personnes et je les aide à se développer en m’intéressant à elles et en leur adressant des
retours constructifs et des félicitations, tout en veillant à ce qu’elles reçoivent une formation adéquate pour
développer leur potentiel.
Je vois le changement d’un œil positif et j’aide les autres à le comprendre puis à s’y adapter.
LES VALEURS DE PLAN INTERNATIONAL EN PRATIQUE :
Nous sommes ouverts et responsables :
Promouvoir une culture d’ouverture et de transparence, y compris avec les parrains et les donateurs.
Être soi-même redevable et tenir les autres redevables pour atteindre les standards les plus élevés d’intégrité.
Être cohérent et juste dans la manière de traiter les gens
Être honnête sur les erreurs et désireux d’apprendre de nos erreurs.
Assurer notre redevabilité que nous sommes une organisation sûre pour tous les enfants, les filles et les jeunes
Nous œuvrons pour un impact durable :
Articuler un objectif clair pour le personnel et définir des attentes élevées.
Créer un climat d’amélioration continue, ouvert au défi et aux nouvelles idées.
Concentrer les ressources pour conduire le changement et maximiser l’impact sur le long terme, en réponse
aux changements de priorités ou de crises.
Se baser sur les évidences et évaluer notre efficacité
Nous travaillons bien ensemble :
Chercher des résultats constructifs, être à l’écoute les autres et accepter de faire des compromis quand c’est
approprié.
Établir des relations constructives à travers Plan International pour soutenir nos objectifs communs.
Développer des relations de confiance et « gagnant-gagnant » avec les bailleurs de fonds, les partenaires et les
communautés.
S’Engager et bien travailler avec les autres hors de l’organisation pour construire un monde meilleur pour les
filles et tous les enfants.
Nous sommes inclusifs et habilitants :
Favoriser une culture d’ouverture et de transparence, y compris avec les parties prenantes
Respecter tout le monde, apprécier les différences et remettre en question les inégalités dans nos programmes
et notre milieu de travail.
Aider les enfants, les filles et les jeunes à accroître leur confiance et à changer leur vie.
Permettre à notre personnel de donner le meilleur de lui-même et de développer son potentiel
Environnement physique :
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Le / la Coordonnateur de la Chaîne d’Approvisionnement et Logistique sera basé (e) au bureau d’Adre avec des
déplacements sur le terrain pour appuyer et superviser les activités des communes partenaires. Il sera en contact
direct avec les acteurs sur le terrain et les autorités administratives au niveau local. Les missions de terrain
nécessitent que la personne ait les capacités de s’adapter à des climats variés car l’organisation étant présente du
nord au sud avec des conditions environnementales assez variées et variables