Project Manager

Responsabilité majeure :

• Assurer la mise en œuvre efficace du Projet ainsi que l’accompagnement des partenaires de mise en œuvre et la gestion des relations avec toutes les parties prenantes, en particulier les directions provinciales et régionales de l’action sociale, de l’éducation, de la formation professionnelle et entreprenariat et de la santé, les autorités communales, provinciales et régionales, les associations partenaires, autres ONGs évoluant dans les domaines prioritaires du Projet, les bailleurs de fonds et les bureaux de soutien.

Responsabilités spécifiques

Leadership

• Assurer l’exécution du projet conformément aux accords de Projet, aux plans d’actions et aux budgets.
• Adopter un style de management/leadership efficace de l’équipe du projet pour atteindre les meilleurs résultats et les objectifs des projets ;
• Gérer l’équipe du projet et s’assurer que chaque membre comprend son rôle et dispose des connaissances, attitudes et compétences requises pour contribuer efficacement au projet ;
• S’assurer que les rôles et responsabilités convenus entre les parties prenantes du projet sont remplis ;
• Assurer une utilisation efficace et efficiente de toutes les ressources du projet (humaines, financières, techniques) ;
• Établir, maintenir et gérer le registre des risques du projet ;
• Etablir et maintenir des liens avec les organisations gouvernementales, non gouvernementales, le/les cluster (s) (protection, VSBG, moyens d’existence), Nation Unies et d’autres groupes pour améliorer l’image de World Vision, initier des partenariats et contribuer à la mobilisation des ressources ;
• Maintenir des liens étroits avec les unités du bureau pays et des équipes sur le terrain pour assurer le bon déroulement des opérations et le respect des normes pour toutes les activités prévues ;
• Représenter et promouvoir World Vision lors de rencontres diverses à l’interne et à l’externe, rendre compte et assurer la visibilité du projet à tous les niveaux (communautaire, municipal, provincial, régional, national et international) ;
• Préparer et assister aux visites du bailleur et autres personnalités ;
• Assurer le suivi de la sécurité du staff en mouvement en collaboration avec le Country Security and Humanitarian Access Manager ;
• Suivre l’évolution du contexte et faire des updates périodiques et des propositions de modification / d’adaptation au besoin ;
• Responsabilité globale de la préparation des rapports de qualité et de mises à jour pour les différentes entités de World Vision et du donateur.

Gestion du Projet

• Créer des systèmes et des processus de gestion conformes aux besoins du Projet. Préparer des plans de travail annuels, des rapports Programmatiques et financiers pour le donateur, le gouvernement, les membres du projet et le bureau de pays, selon les besoins. Cela peut impliquer la compilation d’informations provenant d’une série de membres du personnel du Project impliqués dans la mise en œuvre du projet, et la collaboration avec les équipes centrales du projet pour produire des rapports ;
• Concevoir et superviser un cycle de projet annuel, conformément au cycle de planification annuel du projet ;
• Assurer la rédaction des plans de travail annuels, alignés sur le budget pour atteindre les objectifs globaux du projet et les soumettre à l’équipe de projet de WV en Allemagne.
• S’assurer que les activités planifiées et les budgets sont alignés sur les résultats prévus du projet et les paramètres budgétaires.
• S’assurer que les stratégies du Projet adhèrent au NEXUS et aux meilleures pratiques des secteurs en intégrant l’égalité des sexes, l’inclusion des personnes vivants avec un handicap et la durabilité environnementale comme thèmes prioritaires transversaux ;
• Coordonner la mise en œuvre du projet et le rapportage de haute qualité et axés sur les résultats, conformément aux accords des donateurs, du gouvernement et des partenaires.
• Coordonner la planification et l’exécution des achats dans les délais du matériel de qualité ;
• S’assurer que les lois locales et les politiques, processus et protocoles opérationnels, y compris en matière de sécurité, sont observés et respectés.
• Travailler avec le personnel du Projet et les spécialistes pour identifier les besoins d’appui technique du projet et s’assurer que cet appui est fourni.
• Travailler avec l’équipe pour s’assurer que les questions de genre, d’inclusion des personnes vivantes avec un handicap, d’éducation, de RRC et de sensibilité aux conflits sont prises en compte dans la mise en œuvre du Projet.
• S’assurer que Normes humanitaires fondamentales (CHS), le manuel SPHERE et les normes minimales pour la Protection d’enfance et la lutte contre les VSBG dans l’action humanitaire sont pris en compte et que tout écart est documenté à travers l’appui technique ;
• Coordonner la mise en œuvre des activités sous la responsabilité ;
• Effectuer toute autre tâche qui pourrait lui être confiée.

Gestion financière et planification

Contrôler l’exécution des dépenses selon les lignes budgétaires approuvées ;Superviser et gérer le budget et les dépenses du projet pour assurer l’alignement avec les activités et les résultats planifiés ; S’assurer que les documents budgétaires nécessaires sont établis en relation avec les systèmes de gestion financière et de comptabilité de World Vision ; Assurer la production des rapports financiers dans le respect des délais et la qualité de la documentation financière en collaboration avec le département des finances, ainsi que la responsabilité globale du processus d’audit du Projet.

Synergie, communication et coordination

• Favoriser et maintenir des relations efficaces et professionnelles avec et entre toutes les parties prenantes du Projet ;
• Organiser et faciliter les comités et réunions pertinents entre les principales parties prenantes et les réunions régulières de coordination, conformément à la structure de gouvernance convenue par le Projet ;
• Diriger le développement et le partage des connaissances ;
• Coordonner les achats conjoints, les contrats des partenaires, le recrutement des consultants et les activités de suivi, d’évaluation, d’apprentissage et de redevabilité ;
• Travailler en étroite collaboration avec les équipes dans la mobilisation des ressources, y compris le développement de notes conceptuelles et de propositions de qualité et l’engagement des donateurs ;
• Assurer la gestion et le renforcement du partenariat entre World Vision et les services techniques de l’Etat notamment départements ministériels en charge de l’éducation, la protection, la sécurité alimentaire, de l’action humanitaire et de la jeunesse et de l’emploi aux niveaux local, régional, et central ;
• Identifier les possibilités d’établir des partenariats stratégiques avec d’autres projets dans la zone d’intervention du projet pour plus de complémentarités et de mutualisation des ressources ;
• Assurer la coordination de la mise en œuvre avec les partenaires de mise en œuvre, les autres acteurs du projet et des départements ministériels en charge de l’éducation, de l’action humanitaire et de la jeunesse ;
• Travailler en étroite collaboration avec le département de communication pour mettre en œuvre les actions de communication et s’assurer que le projet a un bon profil tant en interne qu’en externe.

Suivi, évaluation et gestion des connaissances

• Assurer un suivi et une évaluation efficaces qui permettent de mesurer les effets/impacts du Projet et s’assurer que les données et informations du Projet sont incluses dans les données / statistiques nationales ;
• Superviser la conception, la mise en œuvre et la maintenance des outils et cadres de suivi et d’évaluation ;
• Consolider et diffuser les données et les informations du projet aux donateurs, aux parties prenantes gouvernementales et aux membres du Projet ;
• Superviser la réalisation des activités de suivi et d’évaluation ;
• Organiser les revues périodiques des performances du projet (production des rapports trimestriel et annuel, revue mi- terme et finale du Plan du Projet) ;
• S’assurer de la cohérence, la synergie et de la valeur ajoutée aux processus de gestion de projet en utilisant une approche de gestion axée sur les résultats dans la mise en œuvre du Projet ;
• Organiser les rencontres de suivi, d’apprentissages et de capitalisation avec l’équipes du projet et avec les acteurs et les partenaires de mise en œuvre ;
• Contribuer à la conception des SitRep et du matériel de visibilité et de collecte de fonds ;
• Veiller à ce que les informations appropriées du projet soient partagées au sein de l’organisation et soient téléchargées sur l’intranet de l’organisation ;
• Renforcer les capacités du personnel et s’assurer que les mécanismes de gestion des feedbacks et des plaintes ou de redevabilité sont fonctionnels et que des rapports de qualité sont transmis régulièrement ;
• Organiser des réunions régulières pour informer le personnel des développements, des défis et des scénarios futurs affectant le projet et trouver des solutions appropriées et opportunes.